Alfresco ECM 使用案例

儘管非結構化文件佔了企業內容的八成，但要像ERP系統一樣的廣為採用，企業內容管理系統可能需要更多的使用案例與觀念傳播 。 以下是Alfresco（Open Source Enterprise Content Management）在無紙化辦公室的應用案例；（原本取自Techworld Australia Allianz removes walls of paper with open source ECM）

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雖然無紙化辦公室仍舊是遙遠的夢想，但保險巨人Allianz利用Alfresco ECM取代原有的紙本作業，成功挪出佔據辦公區大部分區域的檔案室。據Allianz（安聯集團）澳洲公司的辦公室自動化經理Tim Rynne指出，這個無紙化計畫早在18個月前已經定案，但一直苦於缺乏適當的解決方案。他說："我們是帶了一堆文件進駐到無紙化的新辦公室，每個人的桌面仍舊充滿文件，尤其是便利貼"

Allianz 澳洲公司擁有超過兩百萬份保單以及三百多個員工，其資訊部門享有高度的自主決策權。

Rynne指出“我們有許多關於文件管理的系統，但都是各司其職，我們有Lotus Notes的內容 、紙本檔案、傳統檔案夾以及連結這些資源的儲存伺服器。”

因為許多專案都跟流程自動化（BPM）有關，都需要一套通用的 ECM (Enterprise Content Management)來填補除了儲存之外的功能，同時也要降低文件散佈與傳閱的其他問題。

另外，由紙本轉為電子化的流程處理，也將讓Allianz省去了文件的存放空間，確實地提高ECM專案的投資報酬率。

歷經三個月的評估後, Allianz選擇Open Source Alfresco ECM，並委由澳洲當地的顧問公司 Lateral Minds執行導入工作。

“我們最重要的評估標準是成本、彈性、功能、技術與整合等項指標，Alfresco除了擁有曾經待過Documentum 的熟練技術人員，廣大的社群用戶、企業與社群公用兩類版本以及方便的在地支援廠商都是勝出的因素”，Rynne指出。身為保險公司，組織本身就比較保守，開放原始程式碼並不是一項有力的誘因，但近年來Open Source專案的高人氣與企圖，讓我們決定一試。

“因為諸多的結構性問題，我們重新檢視過去已測試過的Open Source各項風險，加上最近的入口網站建置也採用Open Source專案系統，讓我們資訊部門決定 “打鐵趁熱”。

自成功上線後的12個月內，Allianz已存入將近一百萬份的文件進Alfresco ECM，總容量達500G。

“現在，文件不必再到處拷貝了，我們將文件掃描進Alfresco系統後再放入檔案室或銷毀” Rynne說，“文件對某些單位來說必須完整保存 – 例如：為符合法規，原始理賠文件在結案後需保留七年的時間，但這些文件已不必存放在主要的辦公區了。”

導入Alfresco後，Allianz正在研究如何擴展Alfresoc在BPM與作業效率方面的提升。

“我們剛導入一套用大型主機系統來列印保單與文件，再以PDF型式存入Alfresco以防止重複列印。現在，每天早上六點鐘前我們就可以取得保單以及歷史統計資料。”

整個BPM專案包括文件遞送方式，如電子郵件、傳真或掃描，以及Lotus Domino的整合。

“我們也嘗試以Alfresco改善保單簽署與處理程序的控管，以及讓分散在各地的業務人員可以隨時取得最新的保單文件”。

12個月後的效益：

電子化的效益，最簡單明顯的改變，原本文件佔據的空間還給了辦公室。

“我們擷取資料的速度提升許多，這點要感謝Alfresco的貢獻” Rynne說。

至於導入費用上, Rynne 表示 “恕難奉告”, 但他透露 “Alfresco比起其他方案省很多很多”。

Rynne對導入速度也讚賞有佳，Alfresco的部分只用了幾個星期，同時包括了壓力測試。

“導入的效益從第一天起就看得到,”他說， “使用者可以清楚看到文件處理程序，完全不用再依賴存放在檔案室的紙本文件”

Allianz 也打算將人工處理密集的理賠作業轉為自動流程處理。

文字自動辨識OCR對眾多文件是一大焦點，許多文件儘管數位化了，但並沒有建立有效的索引資料。

“我們擁有許多影像資料，並想辦法如何用以對付理賠的詐欺案件，例如，快速調出與比對照片影像,” Rynne說。

"我們還有大約百萬份的文件要處理，但這已不是什麼挑戰了，因為處理的程序方法已經在那裡了"

Allianz只有兩名開發人員負責Alfresco，不算多的資源投入， 但他們對Alfresco感到非常滿意，因為他們實際的工作是 "提升"而不是"維護" Alfrescos。

“我們看待Open Source時會覺得，它的投資不會很大,” Rynne說，“真正的投資都是在上線使用後發生的”。

“我們第一天就倒入25萬份文件，Alfresco就像網站宣稱的一樣穩定。我們很快地就建置一套ECM系統，花費不高但未來的成長潛力無限”。

Lateral Minds主管指出，採用像Alfresco這樣的Open source ECM，Allianz可以集中心力在保險事業上, 而不是內容管理上。