什麼是企業內容管理系統(ECM)

根據維基百科(Wikipedia)對ECM的定義；

ECM是一個通稱名詞，意義涵蓋文件管理(Document Management)、網站內容管理(Web Content Management)、搜尋(Search)、協同作業(Collaboration)、記錄管理(Records Management)、數位資產管理(Digital Asset Management)、工作流程管理(Workflow Management)以及文件掃描與擷取(Capture and Scanning)等領域。

ECM系統主要是設計來管理所有資訊由生成、處理、歸檔到銷毀等生命週期。

ECM系統可以三種方式呈現：安裝於企業內部網路、安裝於軟體服務商(SaaS)提供網路服務、或以上兩者聯合運作的混合模式。

ECM目的是讓企業資訊在儲存(Storage)、安控(Security)、版本(Version Control)、處理流程(Process Routing)、 以及保存(Retention)等方面都得以簡化。企業導入ECM系統的效益包括工作效率的提升、更好的資訊管空以及降低營運成本。例如，許多銀行已經採用ECM系統儲存支票影像以取代原本的檔案室保存方法。過去，客戶要調閱一張支票可能要耗上幾週的時間，因為銀行行員需要透過檔案室管理人員找出原始支票，影印後寄到分行，分行行員再寄給客戶。有了ECM系統後，銀行行員只要以戶頭帳號與支票號碼就可以調出支票影像，可以立即就印出郵寄或e-mail給客戶，客戶往往還沒掛上電話，工作就已經完成了。